Privacyverklaring 1.0

Privacyverklaring Waterwerkgroep Colonia Nederland
Waterwerkgroep Colonia Nederland hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij u daarom heldere en transparante informatie geven over hoe wij met uw gegevens omgaan. Hierbij houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel, waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en de type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die hiervoor minimaal nodig zijn;

• U om uitdrukkelijke toestemming zullen vragen, als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw gegevens;

• Passende maatregelen nemen om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen; 

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt of vanuit een wettelijke grondslag (bijv. Politie, Justitie, o.d.);

• Uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel, waarvoor deze zijn verstrekt, tenzij er een wettelijke bewaartermijn van toepassing is;

• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Mocht het zijn dat u na het doornemen van onze privacyverklaring nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de secretaris van onze vereniging secretaris@colonianederland.nl).
Doeleinden.
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden, waarbij deze zijn uitgesplitst naar leden, vrijwilligers, deelnemers (niet leden) aan brevetten en activiteiten en bezoekers van onze website (https://colonianederland.jimdo.com / www.colonianederland.nl );
• Leden;

o Het lid zijn van Waterwerkgroep Colonia Nederland;

o Het deelnemen aan trainingen, brevetten en andere activiteiten georganiseerd door Waterwerkgroep Colonia Nederland;

o Het deelnemen aan of assisteren bij trainingen, brevetten en activiteiten georganiseerd door andere verenigingen.

• Vrijwilligers

o Het organiseren van, of helpen bij, trainingen, brevetten en andere activiteiten van Waterwerkgroep Colonia Nederland;

• Deelnemers (niet leden) aan brevetten

o Het deelnemen aan brevetten georganiseerd door Waterwerkgroep Colonia Nederland;

• Bezoekers van <Website van de vereniging>

o Het ontvangen van informatie over Waterwerkgroep Colonia Nederland, de prestaties van leden en deelnemers en uitslagen van brevetten.
 
Persoonsgegevens
Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij u om de volgende persoonsgegevens vragen of  ontvangen wij deze gegevens van derden (zoals de Raad van Beheer en andere verenigingen):
• Leden

o Voorletters, voornaam, achternaam, geboortedatum,  adres, postcode, woonplaats, land, (huis-)telefoonnummer, 06-nummer lid en of ouders/verzorgers, e-mailadres lid en/of ouders/verzorgers, lidmaatschapsnummer, rekeningnummer*, prestaties*, foto’s en video’s**; • Vrijwilligers

o Voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, (huis-)telefoonnummer, 06nummer, e-mailadres, (bond-)lidmaatschapsnummer, foto’s en video’s**;

• Deelnemers (niet leden) aan brevetten

o Voornaam, achternaam, geboortedatum,  adres, postcode, woonplaats, land, telefoonnummer, e-mailadres, vereniging, (bond-)lidmaatschapsnummer, rekeningnummer*, prestaties, foto’s en video’s**;

• Bezoekers (https://colonianederland.jimdo.com / www.colonianederland.nl );

o Op onze website maken we geen gebruik van cookies om statistieken over het gebruik hiervan te verzamelen. Wel is het mogelijk artikelen, foto’s en video’s te delen op sociale media (o.a. Facebook). Hiervoor maken sociale media gebruik van cookies. Voor de cookies die deze media hiervoor plaatsen en de mogelijke gegevens die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de privacyverklaringen van deze media.
* Deze persoonsgegevens zijn niet verplicht; ** Over foto’s en video’s is een aparte paragraaf in deze privacyverklaring;
 
Verstrekking aan derden.
De gegevens die u aan ons geeft, mogen wij alleen aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Wij mogen uw gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit een wettelijke verplichting betreft (Politie, Justitie, …). Verder verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU zijn gevestigd.
Voor leden verstrekken wij persoonsgegevens aan de Raad van Beheer voor het lidmaatschap van de Raad van Beheer. Waterwerkgroep Colonia Nederland ontvangt ook gegevens van leden van andere verenigingen, zodat deze leden deel kunnen nemen aan brevetten die door ons worden georganiseerd. De persoonsgegevens van de deelnemers aan de brevetten worden verstrekt aan de Raad van Beheer. Voor de verwerking van de verstrekte persoonsgegevens is de Raad van Beheer zelf verantwoordelijk.
Wij maken verder gebruik van derde partijen (verwerkers) voor:
• De website https://colonianederland.jimdo.com / www.colonianederland.nl;

• Het naar leden, vrijwilligers en sponsoren sturen van de (digitale) informatie;

• Online (cloud-)opslag; 

• Internet bankieren via SNS-bank.
Betreffende deze derde partijen (verwerkers) verifiëren wij of deze correct omgaan met de bescherming van uw persoonsgegevens.


Foto’s en video’s.
Voor de communicatie op de website, sociale media en andere (lokale) media wil Waterwerkgroep Colonia Nederland gebruikmaken van foto’s en video’s gemaakt tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging. Op deze foto’s en video’s kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Als u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit kenbaar maken aan de secretaris van onze vereniging secretaris@colonianederland.nl. De (door u aangewezen) geplaatste foto’s en video’s op de website en sociale media van Waterwerkgroep Colonia Nederland zullen wij dan  verwijderen. Hiervan kan worden afgeweken indien het privacy belang van ondergeschikt belang is. Bij een verzoek om verwijdering van informatie zal in die specifieke gevallen het belang worden aangegeven. 
Verder vragen wij op het aanmeldformulier voor het lidmaatschap van Waterwerkgroep Colonia Nederland aan leden of ouders/verzorgers toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s voor communicatiedoeleinden.


Minderjaringen.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouders, verzorgers of wettelijke vertegenwoordiger.


Bewaartermijnen.
Waterwerkgroep Colonia Nederland bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is bepaald. Persoonsgegevens worden uiterlijk twee jaar na het beëindigen van het lidmaatschap verwijderd, met uitzondering van lidnummer en naam. Deze worden voor bijv. lustrumdoeleinden gearchiveerd. Verder geldt de termijn van twee jaar voor het verwijderen van persoonsgegevens niet voor gegevens waarvoor een langere bewaartermijn op grond van wettelijke bepalingen (bijv. Burgerlijk wetboek) van toepassing is. Verder geldt er geen bewaartermijn voor foto’s en video’s. Tot slot worden prestaties van deelnemers aan wedstrijden georganiseerd door Waterwerkgroep Colonia Nederland maximaal twee jaar bewaard. 


Beveiligingsmaatregelen.
Wij nemen passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
• Alle personen die namens Waterwerkgroep Colonia Nederland van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan;

• Toegang tot persoonsgegevens wordt alleen verstrek aan personen die deze toegang voor het uitoefenen van zijn of haar functie nodig hebben; 

• Wij maken back-ups van gegevens om deze bij incidenten te kunnen herstellen; • Beveiligingsincidenten worden kenbaar gemaakt aan secretaris@colonianederland.nl. Hierna zullen passende maatregelen, indien van belang inclusief melding bij Autoriteit Persoonsgegevens, worden genomen;

• Wij evalueren op regelmatige basis onze beveiligingsmaatregelen. Dit houdt in dat wij bij verandering van algemene voorwaarden, verwerkingsovereenkomsten of privacyovereenkomsten met derdenverwerkers of bij eigen verwerking van persoonsgegevens steeds na zullen gaan of wordt voldaan aan de AVG-wetgeving. De evaluatie vindt plaats tijdens bestuurs- of ledenvergaderingen. 
 
Rechten.
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u hebben ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons, door één van onze verwerkers of de verstrekking hiervan aan derden. Ook heeft u het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren, voordat wij gehoor kunnen geven aan het verzoek tot overdracht.


Klachten.
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met de secretaris van onze vereniging secretaris@colonianederland.nl . Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.